【二】如何进行HSE管理体系文件的管理？

HSE管理体系文件管理内容主要涵盖7大部分，前面，天泰志远已经为大家介绍了其中的文件控制管理，文件公布发放，文件更改，文件保管4部分内容（参见《【一】如何进行HSE管理体系文件的管理？》），今天，天泰志远将继续为大家介绍其余3部分内容。

一、文件回收、作废、销毁、保留、归档

1、厂体系文件换版或修订后，由综合办在厂网页上替换发布。

2、如必须回收、作废、销毁、保留、归档文本文件时，须按照以下要求执行：

（1）非受控文件由各部门自行处理；

（2）受控HSE管理手册和程序文件的回收由安全总监办负责，并做好相应的记录；

（3）受控作业文件的回收由综合办，做好记录；

（4）受控文件废止时，需要作为历史资料的应由安全总监办加盖“作废”印章，由使用部门保存；

（5）需销毁文件由综合办统一收集销毁，并在《文件更改、销毁、申请单》记录。

3、以行政文件形式管理的文件，按照《行政公文处理及印章管理办法》的行政文件保密和处理规定执行。

二、与HSE有关的外来文件

1、法律法规条例和标准

（1）根据HSE管理的需要，安全总监办组织建立收集相关信息和文本的渠道，定期维护网页标准查询内容；有职责协助部门查询新标准或检索标准的有效性。

（2）各科室和单位应适时整理在用的《HSE法律法规清单》，并及时报安全总监办，由安全总监办收集并进行检索，确保其有效性，并及时维护厂规章制度系统。

2、承包方、合作者等外部相关方的HSE管理体系要求。由业务主管部门、岗位负责按照相关规程的要求管理。

三、记录格式的设计、更改、标识、作废

1、各类记录格式应包括以下基本内容：

（1）记录名称：简短反映记录对象；（2）记录内容：按对象要求，确定编写内容；（3）记录人员：记录的填写人员、会签人员、审批人员等；（4）记录时间：按活动时间填写；（5）对于复杂的记录，还应有填写说明；（6）所有的HSE记录必须进行标识。

2、各部门负责记录管理的人员，应将记录清单报安全总监办备案，如需新增和变更的应按照规定的程序实施。

3、各部门在制定程序文件、作业文件时，应对所需记录的格式和保存时间做出规定。

4、记录的填写要求

（1）记录应及时填写、准确可靠。（2）记录字迹工整、数据清晰。

5、记录应有填写人签字及填表日期，重要记录应由有关责任人审核。

6、记录保管

（1）关系重大HSE活动、重大变更并对追溯跟踪有重要证实作用的记录，应保存5年以上，事故报告、工伤、医疗、职业健康检查、体检记录、登记等应长期保存。

（2）记录内容关系HSE重要活动、调查记录并有跟踪必要的，保存2年以上。

（3）一般性记录，保存期为一年。

（4）对于关系重大HSE活动、重大变更并对追溯跟踪有重要证实作用的记录到期作废时，由主管记录管理人员提出申请，单位领导批准，保管部门自行销毁；其他HSE记录按照保存年限各部门即时销毁。

（5）HSE文件记录应填写《HSE记录清单》，标明记录编码、名称、使用情况、保存期。

（6）记录保存部门应指派专人负责记录的保管工作，分类存放，确保记录完好无损，便于使用和查询。

（7）记录可以电子媒体的形式保存，并做好备份及时标识，由专人负责管理。

（8）存档记录的保管，要求做到防盗、防火、防潮、防尘、防污染、防蛀，确保记录安全。

总之，HSE体系文件是HSE管理体系运行过程中重要的实施依据，在一定程度上，运行HSE管理体系就是体系文件的编制、发布与执行过程。因此，HSE体系文件的重要性可见一斑。为了保障体系文件的高效便捷，企业在运行HSE管理体系时，一定要对各项文件进行有序管理，确保各项HSE管理制度有效落实。